הצעד הראשון ברכישת משהו לחברה שלך הוא לזהות את הצורך המדויק. לפעמים, זה אומר לחדש פריט שנרכש בעבר. בכל המקרים, חברות ידרשו תהליך פורמלי עבור דרישה הכולל בעלי עניין מרכזיים. זה יעזור לצוות להתכונן למשא ומתן, ולהימנע מהסחות הדעת מבזבזות הזמן שיכולות להאט את התהליך. דרישה תעזור לצוות להישאר במשימה ולהימנע מעיכובים.
ברגע שצרכים מזוהים, תהליך רכש מתחיל. זהו הצעד המאפשר לעסקים ליצור תוכנית לרכישת מוצרים. דרישה זו היא מסמך כתוב או אלקטרוני המכיל מידע על הסחורות והשירותים הנרכשים. תהליך רכש יכול להתחיל ברגע שהתביעה תאושר והתקציב ייבדק. ראשית, מנהלים פונקציונליים וראשי מחלקות חייבים לעבור על הבקשה עם המנהלים הפונקציונליים כדי לאשר שהמוצרים או השירותים המבוקשים נדרשים. כדי להבטיח מימון, יש להגיש את הבקשה לסוכנות ממשלתית מתאימה.
תהליך רכש יכול להיות צוואר בקבוק, אם מערכות מרובות מעורבות. נתונים מאוחסנים במקומות מרכזיים או בתיקיות של עובדים בודדים. הספק על העליה למטוס וניהול מערכת היחסים יכולים גם להשפיע על התהליך. כדי להימנע מעיכובים מיותרים ולהגביר את התפוקה, חשוב להקים מערכת שפועלת ביעילות. עם זאת, תהליך רכישה מורכב יכול להיות מיושם ומוטמע עם הכלים הנכונים. תהליך רכש חיוני להצלחת הארגון, וישנן דרכים רבות לגרום לו לעבוד ביעילות.
רכישה נכונה דורשת שהרבה מערכות ותהליכים מתקשרים זה עם זה. המידע חייב להיות מאוחסן במיקום מרכזי ומתקשר אחד עם השני. חשוב להעריך את התאמת הספק והאם יש מספיק מימון. גודל הארגון, התרבות והצרכים הספציפיים יכולים להשפיע על כל התהליך. כדי להקל על תקשורת בין כל הצדדים, מערכת חזקה צריכה להיות במקום.
תהליכי רכש בארגון צריך להיות יעיל ויעיל. התהליך כולו חייב להיות פשוט ויעיל. צריכה להיות נקודת מגע אחת לכל ספק. צריך להיות קשר מרכזי לכל הספקים. הצוות המבקש צריך להיות מסוגל להגיע אליהם בקלות, כמו גם לתקשר אחד עם השני. צוות הרכישה חייב להיות מסוגל לענות על כל שאלה שעלולה להתעורר. בעלי עניין שונים יהיו מעורבים בהתאם לערך הסחורה או השירותים.
חיוני לתעד כל היבט בתהליך הרכש כדי לשפר את יעילות פעילותך. כל המידע על תהליך הרכש חייב להתפרסם. הפרטים של כל בקשה חייבים להיות זמינים לספקים. רק כאשר זה הכרחי, צוות הרכישה חייב לעבור על כל בקשה ולקבוע את תקפותה. עם אישור, צוות הרכישה יעביר אותו לצוות המבקש. צוות המבקשים חייב להעריך את הבקשות ולאחר מכן לשלוח אותם למטה העבודה.
תהליך הרכש כולל שבעה שלבים. כל אחד מהצעדים כרוך בזיהוי דרישות ובהערכת תקפותן של בקשות אלה. לאחר מכן צוות הרכישה ינתח ויחליט מהו המקור הטוב ביותר למוצר או לשירותים. ברגע שזה נעשה, צוות המבקש ישלח את הבקשה לצוות הרכישה. הבקשה תיבדק על ידי צוות הרכישה ותאושר. לאחר מכן תזרום העבודה עד שהמוצר יהיה זמין.
תהליך רכישת הסחורות והשירותים צריך להיות שקוף ויעיל. הארגון צריך לחלוק את כל פרטי הרכישה עם בעלי עניין. המידע שהם אוספים צריך להיות זמין לציבור רק כאשר הוא נדרש מבחינה חוקית או מסיבה תקפה. האנשים המעורבים בתהליך הרכש חייבים להיות אחראים ואחראים. כל החלטות הרכישה צריכות להתקבל באופן גלוי ושקוף על ידי החברה. אם רכישה דורשת שימוש במוצר היקר ביותר, מוטב להתייעץ עם בעלי העסקים ומקבלי החלטות אחרים כדי לקבוע מהי דרך הפעולה הטובה ביותר.